Und warum wir sie unseren Reisebüro-Partnern zusenden.
Die Hotel Confirmation Number — kurz HCN — ist die Bestätigungsnummer, die im Hotelsystem selbst entsteht, sobald das Hotel der Buchung ein konkretes Zimmer zuteilt. Nicht bei uns, nicht bei einem Zwischenpartner — direkt beim Hotel.
Wir haben uns vor Jahren entschieden, diese Nummer aktiv abzufragen und an unsere Reisebüro-Partner weiterzugeben. Das ist bei den meisten Buchungsplattformen nicht selbstverständlich, und es ist ein bewusster Teil dessen, wie wir arbeiten.
Solange keine HCN vorliegt, ist die Reservierung im Hotel administrativ vorhanden, aber noch keinem physischen Zimmer zugeordnet. Sobald die HCN existiert, hat das Hotel intern ein konkretes Zimmer geblockt. Das schließt die häufigste Ursache von Überbuchungs-Situationen praktisch aus.
Wenn Ihr Kunde am Empfang die HCN vorlegt, sieht das Hotel sofort die eigene Referenz — nicht unsere, nicht die des jeweiligen Zwischenpartners. Das spart Nachfragen, Verwechslungen und Wartezeit an der Rezeption.
Sobald wir die HCN vom Hotel bekommen, senden wir Ihnen eine kurze Nachricht darüber. Um sie in den Reise-Voucher zu übernehmen, reicht ein Klick:
Fertig. Wenn Sie den Voucher schon an den Kunden verschickt haben, senden Sie einfach die neue Version nach.
Absolut Ihre Entscheidung. Es gibt keine Pflicht, die Nummer weiterzugeben — der Kunde hat sein Zimmer so oder so. Sie können die Nachricht ignorieren, die Nummer löschen oder einfach den alten Voucher verwenden. Wir stellen die HCN zur Verfügung; was Sie damit machen, entscheiden Sie.
Manche OTAs arbeiten intern mit HCNs, geben sie aber nicht weiter — die Nummer bleibt im System des Anbieters. Wir haben früh entschieden, dass diese Information dem Reisebüro gehört, das die Reise verkauft hat. Denn wenn am Hotel etwas nicht passt, ist es das Reisebüro, das der Kunde anruft — nicht der Bettenanbieter.
Das ist kein Marketing-Feature. Das ist einfach, wie wir uns das Verhältnis zwischen Anbieter, Reisebüro und Gast vorstellen.