Et pourquoi nous les envoyons à nos agences de voyage partenaires.
Le « Hotel Confirmation Number » (ou HCN) est le numéro de confirmation généré par le système de l'hôtel lui-même dès que celui-ci attribue une chambre spécifique à la réservation. Ni chez nous, ni chez un intermédiaire, mais directement à l'hôtel.
Il y a plusieurs années, nous avons décidé de demander activement ce numéro et de le transmettre à nos agences de voyage partenaires. Cela ne va pas de soi sur la plupart des plateformes de réservation, et cela fait partie intégrante de notre façon de travailler.
Tant qu'il n'y a pas de HCN, la réservation est enregistrée dans le système administratif de l'hôtel, mais n'est encore attribuée à aucune chambre physique. Dès que le HCN existe, l'hôtel a bloqué en interne une chambre spécifique. Cela exclut pratiquement la cause la plus fréquente des situations de surréservation.
Lorsque votre client présente la carte HCN à la réception, l'hôtel voit immédiatement sa propre référence — ni la nôtre, ni celle de l'intermédiaire concerné. Cela évite les demandes de précisions, les confusions et les temps d'attente à la réception.
Dès que l'hôtel nous aura communiqué le code HCN, nous vous enverrons un bref message à ce sujet. Pour l'ajouter à votre bon de voyage, un simple clic suffit :
C'est fait. Si vous avez déjà envoyé le bon au client, il vous suffit de lui envoyer la nouvelle version.
C'est à vous de décider. Vous n'êtes pas obligé de transmettre ce numéro : le client a sa chambre de toute façon. Vous pouvez ignorer le message, supprimer le numéro ou simplement utiliser l'ancien bon. Nous mettons le HCN à votre disposition ; c'est à vous de décider ce que vous en faites.
Certaines agences de voyages en ligne (OTA) utilisent les HCN en interne, mais ne les transmettent pas : le numéro reste dans le système du prestataire. Nous avons décidé très tôt que cette information appartenait à l'agence de voyages qui a vendu le séjour. En effet, si quelque chose ne va pas à l'hôtel, c'est l'agence de voyages que le client appelle — et non l'établissement hôtelier.
Ce n'est pas un argument marketing. C'est simplement la façon dont nous concevons la relation entre le prestataire, l'agence de voyages et le client.